CHUYỂN ĐỔI SỐ – DIGITAL TRANSFORMATION LÀ GÌ?
Tại Việt Nam, chuyển đổi số là một xu hướng nóng hổi đang được gấp rút triển khai ở nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Điều này rất dễ hiểu, bởi lẽ Chuyển đổi số – Digital Transformation mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Vậy Digital Transformation là gì? Xu hướng này đóng vai trò gì đối với sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại 4.0 cũng như quá trình chuyển đổi số diễn ra như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này!
1. Chuyển đổi số là gì? Định nghĩa Digital Transformation
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để tạo ra – hoặc điều chỉnh các quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nghiệm khách hàng hiện có để đáp ứng các thay đổi kinh doanh và yêu cầu của thị trường. Sự thay đổi này trong thời đại kỹ thuật số là chuyển đổi số.
Chuyển đổi số ưu việt hơn các hình thức truyền thống như bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng. Khi chuyển từ giấy tờ sang bảng tính hoặc các ứng dụng thông minh để quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp có cơ hội nhìn lại cách mà họ kinh doanh – cách thu hút khách hàng – trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số.Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc thiết lập quy trình kinh doanh và cách chuyển đổi chúng sau này là vô cùng cần thiết. Trong thời đại này, xây dựng và lưu trữ dữ liệu công ty bằng giấy đương nhiên là một điều không bền vững. Suy nghĩ, lên kế hoạch và xây dựng nền tảng kỹ thuật số sẽ giúp bạn trở nên nhanh nhạy, linh hoạt và sẵn sàng phát triển hơn trong thời kỳ Digital Transformation.Đối với các doanh nghiệp còn non trẻ, đừng chờ đến khi hoàn thiện quy trình mới bắt đầu chuyển đổi số. Việc chuyển đổi số ngay từ ban đầu có thể giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong tương lai. Chưa nói đến khả năng doanh nghiệp của bạn không thể duy trì đến khi có thể thực hiện chuyển đổi số. Việc tư duy, lên kế hoạch và xây dựng chiến lược số sẽ giúp bạn hành động nhanh chóng, linh hoạt và sẵn sàng phát triển vượt bậc.Trước khi tìm hiểu chuyển đổi số – digital transformation sẽ thay đổi doanh nghiệp của bạn như thế nào, chúng ta cần phải trả lời một câu hỏi cơ bản: Chúng ta đã làm thế nào để chuyển đổi từ việc lưu trữ bằng giấy tờ sang tận dụng nền tảng kỹ thuật số để phát triển?
2. Sự khác biệt giữa số hóa, quá trình ứng dụng kỹ thuật số và chuyển đổi số
2.1. Digitization – Số hóa là bước chuyển từ analog sang kỹ thuật số
2.2. Digitalization – Quá trình ứng dụng kỹ thuật số giúp bạn làm việc đơn giản hơn
Ứng dụng kỹ thuật số (Digitalization) là quá trình sử dụng thông tin số hóa để làm cho các cách thức hoạt động trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Lưu ý rằng: Digitalization không thay đổi về cách thức kinh doanh hoặc cách thức tạo các loại hình doanh nghiệp mới. Nó vẫn duy trì các quy trình của doanh nghiệp nhưng giúp đẩy nhanh và hoàn thiện chúng. Từ đó, dữ liệu có thể được truy cập liên tục và không bị kẹt ở đâu đó trong kho lưu trữ.
Khi công nghệ kỹ thuật số phát triển, mọi người bắt đầu suy nghĩ đến ý tưởng sử dụng công nghệ kinh doanh theo những cách mới, không chỉ để làm những công việc thường nhật nhanh hơn. Đây là khi ý tưởng về chuyển đổi số bắt đầu hình thành.
2.3. Chuyển đổi số (Digital Transformation) tạo ra giá trị cho mọi tương tác của khách hàng
Chuyển đổi số đang thay đổi cách thức kinh doanh và trong một số trường hợp, tạo ra các lớp doanh nghiệp thế hệ mới. Với chuyển đổi số, các công ty đang lùi một bước và xem xét lại mọi thứ họ làm, từ hệ thống nội bộ đến phản ứng của khách hàng trên cả hai phương diện trực tiếp và gián tiếp. Họ tự đặt ra nhiều câu hỏi lớn như: “Liệu chúng ta có thể thay đổi quy trình theo hướng cho phép ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn hoặc nâng cao trải nghiệm khách hàng với tính cá nhân hóa cao hơn?”.
Hiện nay, chúng ta đã và đang sống trong thời đại số, tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực đang tạo ra những cách thức thông minh, hiệu quả và đột phá trong việc tận dụng công nghệ. Netflix là một ví dụ điển hình. Bắt đầu là một nhà cung cấp dịch vụ bán và cho thuê DVD qua thư, Netflix như một làn gió mới mang đến không ít sóng gió cho các cửa hàng và dịch vụ cho thuê băng đĩa truyền thống. Sau đó, đổi mới kỹ thuật số làm cho các video trực tuyến trở nên phổ biến trên quy mô rộng. Ngày nay, Netflix cùng lúc đóng vai trò như một kênh truyền hình truyền thống, truyền hình cáp và các studio sản xuất bằng cách cung cấp một thư viện nội dung theo nhu cầu ngày càng tăng với giá cả siêu cạnh tranh.
3. Lợi ích của chuyển đổi số
Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, nó còn mang lại nhiều lợi ích to lớn khác cho doanh nghiệp.
3.1. Khả năng tận dụng và phân tích dữ liệu
Công nghệ chuyển đổi số giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập và truy cập khối lương dữ liệu khổng lồ. Nhờ đó, họ có thể theo dõi thông tin khách hàng cũng như các số liệu để đánh giá hiệu quả và tìm ra giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp.
Những dữ liệu này cũng hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình đưa ra quyết định và lên kế hoạch. Ví dụ, dựa trên số liệu về hành vi của khách hàng, doanh nghiệp có thể hiểu được mong muốn và hành trình mua hàng của họ, từ đó có những điều chỉnh chiến lược phù hợp.
3.2. Nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp
Chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành một vấn đề bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Chuyển đổi số là việc phải làm với các doanh nghiệp trong kỷ nguyên công nghệ.
Trong một nghiên cứu, 93% doanh nghiệp khẳng định chuyển đổi số là việc cần thiết trong quá trình phát triển của họ. Các doanh nghiệp không chỉ cần một công nghệ chuyển đổi số cụ thể mà cần áp dụng chuyển đổi số ở nhiều mảng trong doanh nghiệp.
3.3. Tối ưu trải nghiệm khách hàng
Cải tiến công nghệ khiến người dùng ngày càng có nhiều lựa chọn trong dịch vụ và ngày càng nâng cao kì vọng về trải nghiệm họ nhận được. Khi mua hoặc sử dụng một sản phẩm, họ không chỉ quan tâm về tính năng sản phẩm mà còn chú trọng dịch vụ và trải nghiệm người bán mang lại.
3.4. Nâng cao trải nghiệm nhân viên
Trải nghiệm làm việc của nhân sự có ảnh hưởng lớn đến năng suất và hiệu quả công việc. Chuyển đổi số quy trình làm việc giúp nhân viên của bạn làm việc đơn giản, nhanh gọn và hiện đại. Nhờ đó, thông tin trong doanh nghiệp được phân cấp rõ ràng và liền mạch. Các công việc cũng được theo dõi và cập nhật tức thời, giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả. Từ đó, chất lượng công việc và chất lượng dịch vụ khách hàng cũng được cải thiện đáng kể.
3.5. Xóa bỏ rào cản giữa các phòng ban
Nhờ chuyển đổi số, thông tin được lưu trữ trên hệ thống và dễ dàng truy cập hơn. Các phòng ban có thể nhanh chóng chia sẻ tài liệu, ngay cả khi có cách trở về địa lý hay múi giờ. Ngoài ra, chuyển đổi số cũng giúp các bộ phận có thể giao tiếp thường xuyên và hiệu quả hơn nhờ các công cụ trò chuyện.
3.6. Tăng hiệu suất và giảm chi phí
Tuy chuyển đổi số có thể là một khoản đầu tư không nhỏ với nhiều doanh nghiệp, nhưng đây lại là một khoản đầu tư mang lại hiệu quả cao. Bỏ ra một khoản tiền ban đầu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí vận hành nhờ chuyển đổi số. Ví dụ, thay vì lưu trữ thông tin trong các bản cứng và tốn nhiều diện tích, nguồn lực cho việc quản lí, doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin trên máy tính hoặc tiên tiến hơn là sử dụng điện toán đám mây. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm nhiều chi phí lưu trữ và cả chi phí nhân sự.
Sự tiện lợi mà chuyển đổi số mang lại giúp nhân viên tập trung vào chuyên môn và dễ dàng hoàn thành công việc hơn. Các công việc thủ công tốn nhiều thời gian nay đã được thực hiện tự động bởi máy móc. Nhờ đó, về lâu dài, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy hiệu quả của việc đầu tư vào chuyển đổi số.
4. Các công nghệ chuyển đổi số cần thiết cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số giống như một thế giới rộng lớn, bạn không thể đòi hỏi một sự chuyển đổi số toàn diện ngay lập tức. Doanh nghiệp cần nghiên cứu và xem xét nhu cầu của mình để lựa chọn công nghệ chuyển đổi số thích hợp giúp tối ưu ngân sách và nguồn lực.
4.1. Chuyển đổi số đối với quy trình vận hành doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp chưa từng chuyển đổi số, tiến hành từ nội tại doanh nghiệp là điều cần thiết. Doanh nghiệp cần phân tích quy trình hoạt động của mình và xác định nhu cầu chuyển đổi số.
Dựa trên kế hoạch cũng như dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm phần mềm BPM (Business Process Management – Quản lý quy trình) để quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, nhu cầu lưu trữ và đồng bộ thông tin cũng tăng lên. Các hệ thống máy chủ hay server hiện nay dường như trở nên lỗi thời và đầy rủi ro. Công nghệ Cloud Computing (điện toán đám mây) có thể là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này.
4.2. Chuyển đổi số đối với trải nghiệm khách hàng
Trong thời đại hiện nay, lấy khách hàng làm trung tâm là khẩu hiệu của rất nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, việc chuyển đổi số trong trải nghiệm khách hàng là loại hình chuyển đổi số nên được doanh nghiệp quan tâm và ưu tiên. Để chuyển đổi số thành công trong lĩnh vực này, các doanh nghiệp cần tích hợp công nghệ phù hợp và thu thập một cách hiệu quả thông tin khách hàng. Việc tận dụng dữ liệu khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thấu hiểu nhu cầu và gia tăng trải nghiệm của họ.
Thông tin khách hàng có thể được thu thập một cách hiệu quả qua các kênh thông tin online của doanh nghiệp như website, mạng xã hội, ứng dụng di động,… Ngoài ra, tại điểm bán, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực và quan sát hành vi của khách hàng, từ đó thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng thông qua máy POS (Thiết bị và phần mềm quản lý bán hàng). Dữ liệu khách hàng nên được thu thập, bổ sung và cập nhật theo thời gian để đảm bảo tính chính xác.
Tuy nhiên, thu thập dữ liệu khách hàng vẫn là chưa đủ. Doanh nghiệp cần các công nghệ chuyển đổi số khác để có thể lưu trữ và sắp xếp dữ liệu một cách khoa học.
Sau khi đã có một kho dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cân nhắc đến việc nâng cấp lên những công nghệ tân tiến hơn như big data, từ đó cung cấp cho khách hàng trải nghiệm vượt trội.
4.3. Chuyển đổi số đối với trải nghiệm nhân viên
Trải nghiệm nhân viên cũng là một khía cạnh không thể bỏ qua của chuyển đổi số. Trải nghiệm làm việc tốt giúp nâng cao năng suất của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Các công nghệ chuyển đổi số có thể nâng cao trải nghiệm của nhân viên với việc giao tiếp, quản trị, tự động hóa. Một số công nghệ nổi bật có thể kể đến như phần mềm giao tiếp nội bộ Slack; công cụ quản lý dự án như Jira, Trello,…; các nền tảng CRM hay ERP,…
Đặc biệt, đối với hệ thống ERP, nhân viên sẽ được phân quyền rõ ràng và quản trị các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Công việc rõ ràng giúp nhân viên đảm bảo tiến độ và chất lượng của từng đầu việc. Đối với cấp quản lý, hệ thống ERP cũng giúp họ có cái nhìn tổng quan và trực quan về công việc của cấp dưới.
5. Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Quy trình chuyển đổi số thay đổi linh hoạt theo từng ngành và quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, đề xuất các bước chuyển đổi số cơ bản mà doanh nghiệp cần có trong quy trình chuyển đổi của mình.
5.1. Đánh giá hiện trạng và nhu cầu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng để bắt đầu quá trình chuyển đổi số. Lãnh đạo chuyển đổi số cần xác định quy mô, đặc điểm, quy trình vận hành trong tổ chức của mình. Để làm được điều này, cấp lãnh đạo cần phân tích và chia nhỏ quy trình để phân tích kỹ càng và chính xác. Khi hiểu được hiện trạng, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thấy được những ưu, nhược điểm và những điểm có thể được cải thiện với chuyển đổi số. Nhờ vậy, họ có thể lựa chọn được chiến lược và công nghệ chuyển đổi số đúng đắn cho doanh nghiệp.
5.2. Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp
Khi đã khắc họa được bức tranh tổng quát về tình hình, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của mình. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là chúng ta cần đánh giá dựa trên chỉ số hay tiêu chí nào? Điều này phụ thuộc vào từng tổ chức, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo đánh giá chính xác về hai tiêu chí: Nguồn nhân lực và dữ liệu.
Nguồn nhân lực
Nguồn lực hay con người là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với chuyển đổi số. Công nghệ chuyển đổi số được sử dụng để hỗ trợ con người làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nhiệm vụ của nó chỉ là hỗ trợ chứ không phải thay thế con người trong công việc. Và nếu công cụ này có thể thay thế con người, thì có lẽ đây là một tin buồn cho nhiều người. Vì vậy, con người cần thay đổi và nâng cao nhận thức, tư duy về công nghệ chuyển đổi số để có thể tối đa hiệu quả bằng cách kết hợp hiểu biết cá nhân và sự hỗ trợ của chuyển đổi số.
Để làm được điều này, lãnh đạo doanh nghiệp cần đánh giá sự sẵn sàng chuyên đổi số của đội ngũ nhân viên bằng các khảo sát, báo cáo, buổi thảo luận hay thậm chí là bài kiểm tra. Doanh nghiệp cần bắt đầu thay đổi nhận thức và tầm nhìn từ cấp lãnh đạo, sau đó lan tỏa đến toàn bộ doanh nghiệp.
Tiêu chí dữ liệu
Như đã đề cập, dữ liệu là yếu tố phải có trong quá trình chuyển đổi số. Tối ưu hóa việc sử dụng số liệu sẽ giúp quá trình chuyển đổi số nhanh và hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp cần đánh giá quá trình số hóa dữ liệu, nói cách khác, doanh nghiệp cần kiểm tra xem dữ liệu của mình đã được lưu lại bằng file kỹ thuật số chưa, đang được lưu trữ ở những đâu, còn tài liệu nào vẫn đang được thực hiện trên giấy tờ, loại dữ liệu nào có thể áp dụng trong chuyển đổi số,… Đây là một yếu tố quan trọng, vì vậy, cấp lãnh đạo cần có sự đánh giá toàn diện, khách quan để không bỏ sót dữ liệu quan trọng nào. Những dữ liệu mà doanh nghiệp cần chú ý có thể kể đến: dữ liệu khách hàng, công nghệ của doanh nghiệp, dữ liệu nhân viên, hợp đồng, dữ liệu mua bán và thanh toán,…
Ngoài ra, các nhà quản trị có thể tham khảo dữ liệu và cách sử dụng, đánh giá dữ liệu của đối tác cũng như đối thủ. Nhờ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể có chiến lược đánh giá dữ liệu hiệu quả nhất trong quá trình chuyển đổi số.
5.3. Lựa chọn công nghệ chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp
5.4. Khuyến khích phản hồi
Chuyển đổi số chỉ thành công khi nó được lan tỏa trong toàn doanh nghiệp, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên. Vì vậy, cần có sự giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên. Khi đưa ra ý tưởng và kế hoạch chuyển đổi số, cấp lãnh đạo cần lắng nghe phản hồi và đóng góp của cấp quản lý và nhân viên – những người trực tiếp thực hiện các công việc hàng ngày. Những đánh giá của họ là những đóng góp khách quan và chính xác vào quá trình chuyển đổi số. Dựa trên phản hồi từ những người trực tiếp thực hiện công việc, lãnh đạo cần tiếp thu để tùy chỉnh quy trình chuyển đổi số sao cho hiệu quả nhất.
5.5. Cam kết chuyển đổi số
Để chuyển đổi số thành công, thay đổi về văn hóa là điều gây ra nhiều khó khăn hơn so với thay đổi về công nghệ. Để toàn bộ nhân viên doanh nghiệp nhận thức đúng về hiệu quả và tầm quan trọng của chuyển đổi số, cấp lãnh đạo cần đưa ra kế hoạch chi tiết, chiến lược cũng như cam kết hiệu quả của quá trình này.
6. Thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam
Tại Việt Nam, chuyển đổi số đã xuất hiện trong một thời gian và là một trong những xu hướng được quan tâm nhất. Chuyển đổi số tại Việt Nam nhận được sự ủng hộ và hỗ trợ hết mình từ Chính phủ và chính quyền các cấp.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam không được triển khai đồng đều. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn e ngại trong việc chuyển đổi số. Cụ thể, theo báo cáo của VCCI, trình độ áp dụng công nghệ trong các doanh nghiệp còn thấp. Hầu hết máy móc được sử dụng tại các doanh nghiệp là máy móc nhập khẩu và sử dụng công nghệ lỗi thời.
Theo báo cáo của Cisco, tại Việt Nam, những thách thức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đối mặt trong quá trình chuyển đổi số là thiếu kỹ năng và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin chất lượng (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%),…
Dù vậy báo cáo cũng chỉ ra rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam đang bước đầu đầu tư vào công nghệ đám mây (18%), an ninh mạng (12,7%), nâng cấp phần mềm, phần cứng để chuyển đổi số (10,7%).
7. Giải pháp Chuyển đổi số toàn diện
Với những lợi ích của Chuyển đổi số và tầm nhìn rõ ràng về thành công của khách hàng trong quá trình Chuyển đổi số, HVM đã xây dựng các hệ thống giải pháp toàn vẹn (One-stop Solution) giúp các khách hàng doanh nghiệp phát triển.
Chúng tôi có một hệ sinh thái quy mô đầy đủ, bao gồm nền tảng Thương mại điện tử, Phần mềm bán hàng, Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) và Cơ sở hạ tầng đám mây để giúp doanh nghiệp Chuyển đổi số thành công. Tất cả đều hoạt động hài hòa nhằm tận dụng dữ liệu để giúp doanh nghiệp cá nhân hóa các điểm chạm khách hàng (Customer Touchpoints) và tối ưu hóa các hoạt động nội bộ.
Liên hệ với HVM ngay hôm nay để được hỗ trợ và tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp mà chúng tôi cung cấp cho doanh nghiệp.
PS: QUÀ TẶNG TÀI LIỆU CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH TẢI TẠI ĐÂY.
https://drive.google.com/drive/folders/1JsJCbMTFY0FIlhaTGjY8AVuH4WKl2vnD?usp=sharing
Một số hình ảnh của tài liệu
